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Teams: Comment réussir sa visioconférence ?

 

Avec 75 millions d’utilisateurs quotidiens actifs, l’application de messagerie Teams a su s’imposer comme un véritable levier de productivité et d’optimisation du temps en entreprise, mais connaissez-vous toutes ses fonctionnalités ?

 

 

Les 7 fonctionnalités de la conférence digitale via Teams
  • L’enregistrement: l’application Teams permet d’enregistrer vos conférences web afin de les écouter plus tard et de les partager avec les absents
  • La conversation: les participants peuvent discuter avant, pendant, et après la visioconférence, partager des fichiers, créer des équipes ou encore des canaux de communication
  • Les sous-titres en direct: Teams vous permet d’activer des sous-titres en temps réel pendant l’appel
  • Les arrière-plans personnalisés: Afin de réduire les distractions, les participants peuvent sélectionner des images personnalisées et choisir de flouter leur arrière-plan
  • Le bouton d’intervention: Pendant la visio-conférence, vous pouvez utiliser le bouton « Lever la main » pour intervenir et poser des questions sans interrompre la discussion
  • L’assistant d’élocution: pour garantir une bonne fluidité de votre prise de parole, un assistant d’élocution vous apporte en privé des recommandations sur votre rythme d’élocution. Il vous prévient également lorsque vos interventions interrompent un participant et vous rappelle de faire le point avec les membres de l’assistance.
  • La liste des participants : L’outil Teams permet d’afficher et télécharger la liste des participants à une réunion pour référence et suivi après la conférence web.

 

Quand choisir la visio-conférence ?

Teams est idéal pour :

  • Les réunions fréquentes et synthétiques en petits groupes
  • Les réunions d’équipes programmées à intervalles réguliers
  • Les entretiens d’embauche
  • Les contacts avec les clients et le partage de données pour réunir des informations sur l’avancement des projets ou idées
  • les réunions plénières internes pour évoquer les sujets sensibles ou importants
Les bonnes pratiques de la visioconférence
  • Vérifier avant le début de la réunion que tous les composants technologiques fonctionnent correctement : connexion Internet, caméra, micros
  • Envoyer un ordre du jour aux participants en amont de la réunion afin d’encadrer son déroulement
  • S’assurer de donner la parole à chaque membre de l’équipe afin d’éviter les temps morts ou la cacophonie
  • Encourager la participation active des collaborateurs grâces aux aides graphiques, au partage d’écran et aux différents outils collaboratifs

Pour aller plus loin, optez pour notre formation: Animer efficacement une visioconférence via Teams

 

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